Un chiaro esempio di automazione ed efficientamento di processo: ecco come Europ Assistance ha migliorato la gestione della riconciliazione bancaria!

 

Migliorare significa diventare migliore, acquisire maggiore abilità e qualità, attuare una semplificazione; in una parola, efficientare!

E’ proprio questo che Europ Assistance ha fatto decidendo di automatizzare i processi inerenti alla riconciliazione bancaria e affidando a Workgroup l’incarico di realizzare un applicativo in grado di assolvere questa specifica funzione.

Precedenti esperienze progettuali, condotte da Workgroup su tematiche di riconciliazione e di trattamento di stringhe di testo, hanno consentito una partenza in effettivo del progetto in tempi rapidi, permettendo all’area contabilità della compagnia assicurativa di poter abbinare automaticamente i movimenti finanziari di accredito del remote banking con le partite contabili aperte.

“Abbiamo fatto passi da gigante”, commenta Guido Buratti, CFO di Europ Assistance; “abbiamo abbandonato operatività manuali, avvalendoci di una soluzione che ci garantisce percentuali di abbinamenti automatici al di sopra delle nostre aspettative. Siamo quindi riusciti a semplificare il processo di registrazione degli incassi in carico al team della contabilità clienti, aumentandone l’efficienza, riducendo i tempi della riconciliazione e le risorse ad essa dedicate”.

Denominato internamente come “Cash UP”, il progetto ha consentito il raggiungimento di questo risultato per gradi ed in tempi ravvicinati: l’approccio progettuale di Workgroup, infatti, ha previsto il rilascio dell’applicativo in diverse fasi, arricchendolo step by step di nuove funzionalità, prestando particolare attenzione all’integrazione con i sistemi in essere relativi alla gestione contabile e di portafoglio.

“Questa strategia è risultata vincente poiché, oltre ad agevolare gli utenti nel change management, ha mitigato il rischio operativo a cui era sottoposto il processo di contabilizzazione con l’integrazione del nuovo componente di riconciliazione”, dichiara Massimo Nichetti, Direttore dei Sistemi Informativi di Europ Assistance. “In realtà, grazie alla stretta collaborazione fra gli specialisti Workgroup e gli utenti della contabilità e del servizio IT, i passaggi in effettivo sono risultati praticamente privi di inconvenienti di rilievo”.

Fra i principali benefici ottenuti da Europ Assistance dall’automazione della riconciliazione, emergono senza dubbio l’efficientamento del processo a 360 gradi, il risparmio di tempo operativo, la disponibilità di informazioni strategiche per la contabilità Clienti, per la Tesoreria e per il monitoraggio del credito in un unico punto nevralgico del sistema informativo.

 

Inoltre, il trattamento informatico dei flussi monetari in relazione alle partite contabili consente la tracciabilità delle operazioni finanziarie ed il monitoraggio di eventuali insoluti.

Un’altra caratteristica che contraddistingue la soluzione K Linx di Workgroup, è la flessibilità nel poter personalizzare con sofisticati algoritmi l’analisi degli ordinanti e delle causali di pagamento, al fine di identificare i clienti e le partite contabili a cui i pagamenti si riferiscono, plasmando così la soluzione ad hoc, sulla base dello specifico business del cliente.

E’ importante anche il tuning degli automatismi di abbinamento che andranno affinati nel tempo; obiettivo ideale della riconciliazione automatizzata, infatti, è abbinare una percentuale di movimenti finanziari tendente al 100%. Con il monitoraggio dei risultati ottenuti cammin facendo, gli specialisti Workgroup hanno l’ambizione di avvicinarsi il più possibile a questo obiettivo.

Grazie a queste importanti caratteristiche, K Linx si può proporre sia come prima esperienza di automazione della riconciliazione, ma anche come più matura razionalizzazione di un’area amministrativa già dotata di soluzioni informatiche perché, fermi restando eventuali investimenti precedenti, l’integrazione dell’applicativo di Workgroup risulta essere abbastanza semplice; K Linx ha il focus esclusivo sulla riconciliazione e di conseguenza può garantire risultati maggiormente tangibili rispetto a soluzioni gestionali più ampie che hanno una funzione di riconciliazione tra le funzionalità accessorie.

“Workgroup è stata un prezioso partner in questo progetto che ha contribuito al nostro miglioramento nell’ambito della collection; siamo molto soddisfatti del lavoro svolto”, conclude Guido Buratti.

In definitiva, chi vuol migliorare, deve anche efficientare!