L’automazione della riconciliazione incassi per efficientare la filiera del credito.

 

Di Mario Farris

Co-founder, Chairman & Business Development Director @ Workgroup Consulting srl – www.wkgrp.it

www.linkedin.com/in/mariofarris

Il processo di RICONCILIAZIONE degli incassi tratta l’abbinamento dei pagamenti alle partite contabili aperte che hanno generato il credito, provvedendo quindi alla registrazione dell’incasso nel SISTEMA CONTABILE aziendale.

Nelle aziende questo processo può essere svolto manualmente, con onerosità direttamente proporzionale all’aumento del volume dei pagamenti in ingresso, oppure in automatico con l’ausilio di una soluzione informatica.

Le aziende che necessitano maggiormente di una gestione automatizzata sono quelle il cui credito è contraddistinto dalla ricezione di numerosi movimenti di accredito dai clienti.

Il sistema bancario offre alle aziende la possibilità di incassare mediante tipologie di pagamento che facilitino la riconciliazione, grazie alla presenza di riferimenti certi nelle causali, fatti transitare fra le varie entità che entrano in gioco nel percorso azienda->banca->cliente->banca->azienda; da qui le cosiddette forme tecniche che possiamo definire strutturate, come ad esempio i SDD, i Bollettini postali, le RIBA etc.

Nonostante ciò, la riconciliazione è ancora onerosa in presenza consistente di pagamenti “disguidati”, quelle casistiche dove su iniziativa spontanea del cliente o per reazione ad insoluti sollecitati o non sollecitati, il pagamento che originariamente era previsto con forma tecnica strutturata giunge invece come bonifico, forma tecnica destrutturata per eccellenza. Questa tipologia di pagamento non prevede infatti l’impostazione di riferimenti obbligatori, pertanto la causale può contenere qualsiasi cosa nel formato voluto da chi ha predisposto il bonifico. Anche l’ordinante del pagamento talvolta è difficile da identificare rispetto all’anagrafica clienti dell’azienda beneficiaria dello stesso.

Ciò determina operatività indesiderata che le organizzazioni tendono a gestire manualmente. Se anche solo il 3% dei pagamenti rientrasse in questa casistica, su volumi importanti la loro gestione sarebbe un costo non indifferente.

 

Nel mercato esistono vari ERP e soluzioni gestionali che hanno anche la funzionalità di riconciliazione dei pagamenti, tipicamente per le forme tecniche strutturate; molto raramente per quelle destrutturate quali BONIFICI e Bollettini compilati a mano.

Dalle considerazioni fatte si desume che una riconciliazione incassi efficace è quella che è in grado di trattare tutte le forme tecniche di pagamento, in particolare quelle DESTRUTTURATE.

L’automazione della gestione incassi genera EFFICIENZA con effetti positivi ed immediati nella CONTABILITA’ CLIENTI e determina BENEFICI come ad esempio la drastica riduzione delle risorse dedicate alla riconciliazione, tempestività nella registrazione degli incassi, qualità dei dati gestiti e tracciabilità granulare delle operazioni finanziarie.

Evidenziamo in particolare i benefici indotti a favore della filiera del CREDITO: con la riconciliazione incassi automatizzata è possibile infatti identificare tempestivamente chi, cosa e quando paga, e altrettanto tempestivamente identificare chi sia in ritardo col pagamento e possa rappresentare un potenziale rischio di “credito in sofferenza”.

Di fatto viene abilitato l’efficientamento della filiera del credito nel senso più ampio, producendo benefici sostanziali anche nel processo di recupero del credito. Il dialogo diretto o indiretto della soluzione di riconciliazione incassi con la piattaforma automatizzata di recupero del credito costituisce una sinergia vincente:

a) la riconciliazione dei pagamenti riconosce anche i possibili insoluti, alimentando tempestivamente la piattaforma di recupero del credito;

b) questa attiva le strategie di sollecito e recupero congegnate dal credit manager, rimanendo strettamente sintonizzata con la soluzione di riconciliazione per essere informata degli esiti (positivi e non) dei solleciti.

La comunicazione bidirezionale fra le due piattaforme abilita un processo virtuoso:

• i potenziali insoluti sono identificati a tempo zero;
• i nuovi incassi generati dalla piattaforma di recupero crediti sono riconciliati e comunicati alla medesima piattaforma in modalità altamente efficace;
• essendo la riconciliazione degli incassi tempestiva, i solleciti avvengono con margine di errore minimo (non vengono sollecitati clienti che in realtà hanno già provveduto al pagamento);
• la stipula dei piani di rientro genera nuovi “titoli di credito”, comunicati sia al sistema contabile, sia alla soluzione di riconciliazione che provvede conseguentemente ad allineare il credito atteso con la nuova situazione.

 

Le soluzioni di Workgroup per la CREDIT CHAIN

Workgroup produce e commercializza K Linx, la soluzione enterprise per la riconciliazione automatizzata ed efficientata.

 

A partire da K Linx, l’offerta si è ampliata genuinamente proprio per la vocazione ad un efficientamento trasversale della filiera del credito. Ha quindi preso forma K Credit, nome dato alla suite di soluzioni a fattore “K” per la CREDIT CHAIN, che oltre alla pilota K Linx comprende anche K Care, piattaforma enterprise per il recupero del bad debt e K Risk, piattaforma in fase progettuale avanzata per il monitoraggio del rischio di credito.